Voici Via

Un nouvel outil de télécollaboration pour le personnel de l'UdeS

19 février 2009

Jean-Sébastien Dubé, Service de soutien à la formation

Il est 18 h 45. Dehors, une tempête de neige sévit. Les enfants ont fini de souper et regardent la télé. Sylvie s'assoit devant son ordinateur, installe son casque d'écoute, ajuste son micro. Elle ouvre son courriel d'invitation à une séance Via, clique sur l'hyperlien, se connecte. Son cours universitaire va bientôt commencer…

Via est un logiciel Web de télécollaboration permettant à plusieurs participants d'interagir en temps réel à l'aide de l'image vidéo, de la voix, du clavardage et d'autres fonctions intégrées dans l'outil.

Choisir Via

D'après Benoît Hallée, directeur adjoint du Service de soutien à la formation, Via diffère de la visioconférence traditionnelle : «Via ne relie pas des salles de classe entre elles, mais bien des individus autonomes devant leurs postes informatiques, à la maison ou au bureau, dit-il. C'est idéal pour le travail d'équipe. On n'a besoin que d'une connexion Internet haute vitesse, d'un casque d'écoute avec micro et, accessoirement, d'une webcam. Aucune installation n'est requise puisqu'il s'agit d'un logiciel Web. Par opposition, l'infrastructure de la visioconférence est coûteuse et complexe.»

Benoît Hallée explique que la direction de l'Université a constaté le besoin d'un moyen de communication synchrone pour le travail collaboratif, tant au niveau des équipes de recherche et de l'enseignement à distance que de l'administration. Des employés du Service de soutien à la formation ont étudié diverses solutions et ont conclu que, par sa convivialité et sa performance, Via répondait aux besoins de l'UdeS. Parallèlement, le Réseau d'informations scientifiques du Québec a arrêté son choix sur Via en 2007.

«Ce qui a joué, c'est vraiment la qualité de service offert par SVI eSolutions, une entreprise de Québec, explique Benoît Hallée. Elle prend en charge l'ensemble de la solution : les séances sont gérées sur leurs serveurs, elle offre le soutien technique, donne des formations, etc. L'Université dispose d'un contrat qui permet à 50 personnes de communiquer simultanément. Les membres de la communauté universitaire n'ont donc rien à défrayer pour l'utilisation de ces services.»

Collaborer via Via

Près de 200 séances Via se sont tenues depuis le début de la phase pilote, le 27 août 2008. Si certains cours du secteur Performa de la Faculté d'éducation utilisent Via, le logiciel sert beaucoup lors des rencontres administratives de ce réseau panquébécois.

Sonia Drouin, conseillère pédagogique à Performa, évoque l'utilisation de Via lors de réunions : «Ce que les gens trouvent intéressant, c'est de se parler et de se voir en même temps. La gestion des tours de parole y est plus facile que dans une conférence téléphonique. De plus, il est possible de travailler à des documents communs. Fort utile aussi, le mode «revoir» qui permet aux absents de se rattraper ou de prendre des notes plus sommaires et d'aller réentendre la séance au besoin.»

Enseigner via Via

Armand Paré, chargé de cours au Département de finance de la Faculté d'administration, utilise plusieurs des fonctionnalités de Via. «Nous offrons un microprogramme d'expertise professionnelle pour CGA à distance et en classe. Les groupes à distance reçoivent 100 % de l'information donnée en classe. Ils font les mêmes exercices, travaillent les mêmes cas. Nous donnons nos cours en présentant diverses diapositives PowerPoint à travers Via. Le partage d'écrans est aussi intéressant, car il permet de présenter des sites ou de démontrer des applications.» L'enseignant a également accès à un tableau blanc pour illustrer ses explications.

Armand Paré apprécie le fait de pouvoir prendre le pouls de sa classe grâce aux marqueurs d'état du logiciel : «Les marqueurs permettent aux étudiants de manifester s'ils comprennent ou non (ampoule allumée ou éteinte), s'ils sont d'accord ou non (pouce levé ou vers le bas) et de «lever la main virtuellement» pour poser une question. Afin d'éviter la cacophonie, l'animateur a le pouvoir de désactiver tous les micros et les caméras. Il n'a qu'à activer un micro à la fois lorsque quelqu'un lève la main.» Le logiciel offre par ailleurs un outil de sondage permettant d'obtenir une rétroaction rapide de l'ensemble des participants.

Se rapprocher via Via

Lorsqu'on lui demande si ses étudiants sont satisfaits de Via, Armand Paré se montre enthousiaste : «Ils proviennent de la campagne estrienne, du Lac-Saint-Jean, de Toronto et même de Port-au-Prince dans un cas... Via leur évite des déplacements et facilite la conciliation études-famille. Ça compte alors qu'ils effectuent souvent un retour aux études. C'est écologique parce que ça économise carburant et papier.»

Sonia Drouin décrit le sentiment de groupe que Via permet de créer : «Les apprenants ont un contact plus authentique avec la personne formatrice. Ils voient leurs collègues et deviennent une véritable classe virtuelle. Selon moi, cela renforce le sentiment d'appartenance et aide à maintenir la motivation. C'est quelque part un mode mitoyen entre le présentiel et une plateforme comme Moodle.»

Les fonctionnalités des deux logiciels sont d'ailleurs complémentaires. «L'intégration avec Moodle s'avère essentielle pour le transfert des documents, le dépôt des devoirs, l'affichage des notes», explique Armand Paré. La promotion de bonnes pratiques d'utilisation conjointe de ces deux outils est d'ailleurs un objectif du Service de soutien à la formation pour la prochaine année.

Le personnel du Service offre du soutien technopédagogique à Via (par exemple, le Guide pédagogique Via de l'Université de Sherbrooke), mais la formation est la clé du succès pour qui veut utiliser le logiciel. «La formation offerte par SVI eSolutions est fortement recommandée, surtout qu'elle est gratuite. Il est possible de la suivre à partir de son bureau en une demi-journée», dit Benoît Hallée.